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1 – Fonctionnement de l’espace documents
a. Les différents dossiers
Les dossiers avec une icône « cadenas » sont des dossiers créés automatiquement et ne peuvent pas être supprimés.
b. Les accès de chaque profil utilisateur
Chaque profil utilisateur a un accès spécifique et une vision différente de l’espace documents. Chacun dispose d’un cartable personnel. Voici un aperçu des droits qui s’appliquent automatiquement à l’espace commun de l’établissement :
Ces distinctions assurent une gestion efficace des ressources et une sécurité accrue dans l’utilisation de l’espace documents.
2 – Les outils de l’espace documents
Tous ces outils sont communs et accessible à tous les utilisateurs. Ils peuvent les créer librement dans leur cartable et les partager à d’autres utilisateur. Tous les outils sont pensés pour favoriser le travail collaboratif en direct.
a. Outils bureautiques
Laclasse.com propose des outils bureautiques de la suite « Onlyoffice » que vous pouvez utiliser librement. Vous avez accès à fichier texte, un tableur et un outil de présentation.
b. Le PAD
Le PAD est un fichier texte simplifié qui permet de mieux gérer l’aspect collaboratif. Chaque utilisateur dispose d’une couleur, il est alors plus facile d’identifier qui écrit sur le document. Un chat intégré est également disponible.
c. Formulaire
Le formulaire permet de concevoir des quiz, des sondages ou encore des inscriptions à un événement. Il peut ensuite être partagé à d’autres utilisateurs de l’ENT, mais également à des personnes qui ne disposent d’aucun compte.
Le formulaire peut aussi être utilisé à des fin pédagogique par les enseignants en l’adaptant en devoir corrigé et noté. L’enseignant peut renseigner une série de question en y ajoutant une bonne réponse et un commentaire associé. Il pourra ensuite consulter les réponses des élèves et, si besoin, rendre les corrections.
d. Mur collaboratif
Le mur collaboratif permet de créer des cartes et d’y ajouter des textes, liens, images…
Le mur collaboratif est divisé en plusieurs colonnes et peut servir de présentation ou bien être configuré pour le travail collaboratif avec les élèves.
e. Enregistrement audio
Vous pouvez enregistrer un message audio sur laclasse.com avec le micro de votre téléphone ou un micro associé à votre ordinateur.
f. Dessin
Laclasse.com propose un outil pour éditer une image directement depuis l’espace documents.
Des actions simples sont proposées, telles que le recadrage, la modification des couleurs, l’ajout d’éléments graphiques, de textes et de filtres.
Vous pouvez aussi partir d’une toile vierge pour schématiser des éléments par exemple.
3 – Dossier de l’établissement
a. Droit et accès au dossier
Cet espace est partagé avec tous les membres de l’établissement, y compris les parents et les élèves. Les membres de l’établissement ont la possibilité de créer et de téléverser des fichiers et des dossiers, tandis que les autres utilisateurs peuvent uniquement consulter ce qui s’y trouve.
En général, la racine de ce dossier doit être considérée comme un espace de présentation pour des informations générales, accessible en lecture par tout le monde. Vous pouvez imaginer ce dossier comme la vitrine de votre établissement, où tous les documents sont disponibles pour être consultés par les élèves et leurs responsables.
b. Dossiers classes et groupes
De même, les dossiers de classes et de groupes ne sont accessibles qu’aux utilisateurs ayant un lien avec la classe ou le groupe concerné. Seuls les membres de l’établissement peuvent y créer et déposer des fichiers.
A la fin de l’année scolaire, les dossiers classes et groupes sont automatiquement vidés et remis à 0 pour l’année suivante.
Cependant, il existe un dossier spécial appelé « rendu », qui permet à l’élève de déposer un fichier dans cet espace. Ce dossier est conçu spécifiquement pour que les élèves puissent soumettre leurs travaux ou exercices.
4 – Dossier spéciaux
a. Dossier profs/agents : accès interdit aux élèves et responsables
Ce dossier peut être situé à la racine du répertoire de l’établissement, il est, par nature, invisible et inaccessible aux élèves, aux parents et aux utilisateurs avec le profil « personnel de collectivité ».
Cet espace vous permettra de stocker des fichiers plus sensibles et de collaborer avec les enseignants et les membres de l’établissement en toute sécurité.
Tous les sous-dossiers, même ceux créés de manière classique, auront les mêmes droits que le dossier principal « profs/agents ».
b. Dossier rendu : le casier numérique
Le dossier de rendu permet aux élèves de soumettre leurs devoirs sans accéder aux travaux des autres. Une fois le travail déposé, l’enseignant peut le corriger et le restituer à l’élève.
Pour déposer son travail, l’élève doit accéder au dossier de rendu et y télécharger son fichier en utilisant l’option « Téléverser » ou en le glissant-déposant dans le dossier. Il peut également créer directement son fichier à l’intérieur du dossier de rendu en utilisant les outils de laclasse.com.
Après le dépôt, le fichier est automatiquement renommé avec le nom et le prénom de l’élève, et seul l’élève et l’enseignant ont accès à ce fichier (les autres élèves ne voient que leurs propres soumissions).
Une fois que tous les devoirs ont été collectés ou lorsque la date limite est atteinte, l’enseignant peut procéder à la « restitution des corrections ». Cette action crée un dossier « Corrections » à l’intérieur du dossier de rendu, contenant un sous-dossier individuel pour chaque élève. Ces sous-dossiers ne sont consultables que par l’élève correspondant, permettant ainsi à l’enseignant de déposer des corrections personnalisées pour chaque élève.
5 – Partage d’un fichier ou d’un dossier
Il existe plusieurs moyens de partager un dossier ou un fichier à partir de l’espace documents.
Les élèves/responsables ne peuvent pas partager des fichiers ou dossiers, ils peuvent seulement les envoyer par mail.
6 – Les permissions des dossiers
Modifier les permissions d’un dossier peut compromettre la sécurité de celui-ci. Par défaut, chaque dossier et son contenu sont configurés avec des “droits hérités”. Ils disposent de la sécurité du dossier parent (le dossier dans lequel chacun se trouve).
Vous pouvez modifier les permissions d’un dossier afin de modifier manuellement l’accès à un dossier ou un fichier pour un certain type d’utilisateur.
7 – Retrouver un dossier/fichiers supprimé par un autre utilisateur
Dans la corbeille, vous pouvez retrouver les fichiers et dossiers que vous avez supprimés. En tant qu’administrateur, vous avez également la possibilité d’utiliser les filtres de recherche pour consulter les suppressions effectuées dans le dossier de l’établissement. Cela vous permet de rétablir un fichier ou un dossier si nécessaire.