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Il est possible de créer manuellement des données sur laclasse.com, telles que des comptes utilisateurs, des groupes, des blogs, ou des fichiers/dossiers dans l’espace documents.
Cette dernière partie vous explique comment identifier et modifier/supprimer les données créées manuellement dans votre établissement sur la plateforme de laclasse.com.
1 – Les actions de nettoyage automatique annuelle
a. Fermeture du GAR pendant l’été
Pendant la période d’été, le GAR est indisponible, il n’est donc pas possible d’attribuer des ressources.
b. Remise à 0 des dossiers de classes et groupes
Entre juillet et août, nous procédons à une remise à zéro des dossiers de classes et groupes de l’espace documents afin de préparer les dossiers pour l’année suivante.
Il est impératif pour les professeurs de récupérer tous les documents ou fichiers se trouvant dans ces dossiers s’ils souhaitent les conserver.
Pour rappel, le dossier de classe ou groupe est éphémère et ne doit pas être utilisé pour stocker des fichiers importants.
2 – Identifier les comptes utilisateurs manuels
Dans le panneau d’administration et la gestion des utilisateurs, vous pourrez consulter tous les comptes utilisateurs de votre établissement.
En utilisant les filtres de recherche à droite, recherchez “Alimentation académique” et sélectionnez “non”.
Vous afficherez ainsi tous les comptes qui ont été créés manuellement sur votre ENT. Ces comptes ne sont pas pris en compte lors du changement d’année scolaire. Vous devez les modifier ou les détacher manuellement de votre établissement si nécessaire.
3 – Identifier les groupes d’utilisateurs manuels
Dans le panneau d’administration et la gestion des groupes, vous pourrez consulter tous les comptes utilisateurs de votre établissement.
En utilisant les filtres de recherche à droite, modifiez “Alimentation académique”, “Groupe vide” et “Groupe avec des administrateurs”.
Vous afficherez ainsi tous les groupes qui ont été créés manuellement ou qui sont vides sur votre ENT. Ces groupes ne sont pas pris en compte lors du changement d’année scolaire. Vous devez les modifier ou les supprimer manuellement de votre établissement si nécessaire.
4 – Identifier les adresses mails partagées
Si vous avez créé des adresses e-mails partagées pour votre établissement, vous pourriez avoir besoin de les modifier ou de les supprimer à la fin de l’année scolaire.
Dans le panneau d’administration et la gestion des adresses partagées, sélectionnez les adresses dont vous n’avez plus besoin, puis supprimez-les. Vous avez également la possibilité de les associer à d’autres utilisateurs si nécessaire.
5 – Identifier ses affiliations à des groupes
Votre compte peut être associé à des groupes qui ne sont pas inclus dans l’alimentation automatique de laclasse.com. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous supprimer de ces groupes en accédant à la gestion de votre compte. Appartenir à un groupe, permet d’avoir accès, entre autre, à un espace partagé dans l’espace documents.
Consultez la section “Groupes” de votre profil utilisateur. Vous pourrez sélectionner et supprimer les groupes auxquels vous ne souhaitez plus appartenir. Après cela, ces groupes ne seront plus visibles dans votre espace documents.
6 – Vérifier l’état du dossier de l’établissement
L’espace documents de laclasse.com comporte un dossier portant le nom de votre établissement. Ce dossier est généré automatiquement et est partagé avec tous les utilisateurs de l’établissement. Les élèves et les responsables d’élèves ont uniquement la possibilité de consulter les documents qui s’y trouvent.
Assurez-vous que les fichiers présents dans cet espace peuvent être accessibles aux élèves et aux responsables d’élèves. Si ce n’est pas le cas et que vous avez des données sensibles à protéger, vous pouvez les placer dans un dossier “profs/agents”, qui sera uniquement visible par le personnel de l’établissement.