Définir les modalités de gestion

Tutoriels administrateurs – Modalité de gestion

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L’équipe de direction et l’équipe pédagogique de votre établissement scolaire est décidée pour passer à l’action pour généraliser Laclasse.com.

Voici quelques questions à aborder avec vos équipes pour vous aider à faire les bons choix et réussir votre démarrage sur l’ENT. Pour chacune des questions, nous vous apportons quelques indications.

Le profil d’administrateur permet d’avoir les accès pour gérer l’établissement, les comptes, les groupes, les blogs, configurer le portail de l’établissement, créer et gérer le(s) blog(s) de l’établissement et gérer les outils et ressources pour l’établissement.

Par défaut, toute personne ayant un profil « direction » sur l’ENT dispose déjà des droits d’administration sur l’ENT. Ces personnes peuvent alors attribuer le profil d’administrateur d’établissement à tout autre membre de l’équipe : enseignant, documentaliste, personnel d’établissement, personnel de vie scolaire, etc…

Dans votre collège, avez-vous déjà mis au clair qui sont les référents numériques et leur spécialisation et le temps qu’ils ont à consacrer à la gestion de l’ENT ? Dans la plupart des collèges, les personnes à qui les droits d’administrateur d’établissement ont été attribués sont principalement des référents numériques qui sont déjà dédiés au réseau ou au matériel numérique du collège, aux usages numériques dans le collège, ou qui portent des projets auprès de l’équipe pédagogique. Le profil d’administrateur d’établissement est aussi donné à des personnels d’établissement (personnel administratif). 

Dans les écoles, les usages numériques sont différents et l’organisation de l’équipe pédagogique est différente. Ainsi, les administrateurs d’établissement sont souvent des personnes sélectionnées plutôt sur le critère de la motivation et l’aisance à pratiquer le numérique ou à concrétiser un blog. Ces pratiques vont sans doute évoluer dans le futur.

Chaque établissement est libre de faire d’autres choix pour répondre au mieux à son organisation et à ses besoins.

Selon la facilité de prise en main du numérique par les équipes du collège / de l’école, par les responsables d’élèves et par les élèves, l’établissement va choisir soit de généraliser à tous les profils l’utilisation de Laclasse.com dès le début de l’année scolaire; soit il préférera démarrer en douceur pour la première année avec une ou deux classes pionnières (peut-être même en cours d’année ?) et les enseignants de ces 2 classes qui sont les plus motivés par l’utilisation de l’ENT.

Par ailleurs, certains établissements préfèrent fournir un maximum d’outils et de ressources dès la rentrée, alors que d’autres choisissent d’en mettre peu à disposition et étoffent le portail de nouvelles tuiles au fur et à mesure de l’année et des progressions des usages afin de maintenir l’intérêt pour l’ENT au fil de l’année de la communauté éducative. Le premier procédé permet de n’avoir qu’une seule communication / formation à diffuser en début d’année pour chaque profil : tous les profils sont informés en début d’année. Le second procédé a pour avantage d’accroître progressivement les compétences des différents utilisateurs de l’ENT tout en diversifiant les usages de l’ENT. Il laisse le temps aussi aux administrateurs de l’établissement de s’assurer de la bonne prise en main de chaque outil par chacun des profils d’utilisateurs. Il est cependant plus chronophage à court terme car il implique de faire plusieurs temps de communication sur l’année, au fur et à mesure que de nouveaux usages sont mis à disposition sur votre portail d’établissement. C’est néanmoins du temps gagné sur le long terme car les utilisateurs deviennent autonomes plus facilement sur le numérique avec le second procédé.

Le collège et les écoles d’un même secteur souhaitent t-ils mettre en place un réseau ? Votre établissement scolaire souhaite t-il créer du lien avec sa commune ? les entreprises et associations locales ? la médiathèque ? le service des archives ? C’est un moyen de valoriser ce qui existe sur le territoire.

De même, votre établissement souhaite-t’il échanger avec les associations qui peuvent être amenées à apporter du soutien scolaire pour des élèves à besoins particuliers ou du soutien auprès des parents en précarité numérique ?

Dans les collèges et les écoles, les comptes sont créés automatiquement pour les personnels de direction (directeur, principal et principal adjoint), les enseignants, les enseignants documentalistes, les responsables d’élèves, les élèves, les personnels d’établissement (secrétariat de direction, conseillers d’orientation, infirmiers), les personnels de vie scolaire (AVS, EVS). L’établissement est libre de communiquer les accès des comptes qui ont été créés automatiquement : si l’établissement ne souhaite pas échanger avec les parents d’élèves avec Laclasse.com, ce n’est pas parce que les comptes ont été créés que l’établissement est obligé de communiquer les accès aux parents. 

Dans certains établissements existants à titre expérimental, les comptes sont créés par le biais d’un import de fichier au format .csv. Si l’établissement est une école, ce fichier peut-être issu de la base élèves premier degré (ONDE), sinon, pour les autres établissements, le fichier peut être exporté d’un logiciel ou d’un tableur tierce. Les comptes professeurs, élèves et responsables d’élèves sont créés ainsi. Les comptes responsables d’élèves doivent être importés une fois que l’import des élèves a été réalisé. Le compte au profil « Direction » est créé par nos soins lors de la création de ces établissements expérimentaux. 

En complément, chaque établissement a la possibilité de créer manuellement des comptes pour répondre à ses propres besoins. Voici quelques exemples :

  • pour tester un aperçu d’élève, de professeur, de parent, etc…
  • pour créer des comptes fictifs pour les stagiaires d’une formation proposée en interne sur l’ENT par un administrateur de l’établissement
  • pour un membre du personnel de la Métropole qui travaille au sein du collège (TOS). Dans ce cas, créer ou modifier son compte en associant son adresse mail sous la forme pnom@grandlyon.com, avec le type « autre »  à son compte utilisateur Laclasse.com, l’utilisateur pourra ainsi se connecter en saisissant (dans la partie droite de la page d’authentification « Connectez-vous avec votre compte Laclasse.com ») son adresse mail Grandlyon dans le champ de l’identifiant et le mot de passe de son compte Grandlyon dans le champ du mot de passe. 
  • pour un intervenant extérieur (artiste, scientifique, professeurs et élèves d’une classe à l’étranger, acteur local, membre d’une entreprise proposant des stages aux élèves de votre établissement) pour échanger avec les classes par le biais de la messagerie Laclasse.com, d’un blog, de l’outil de visiophonie, de l’outil de partage de documents, de l’outil de suivi personnel
  • pour un enseignant d’une école du même secteur pour laquelle la commune n’a pas encore établit de convention avec la Métropole pour utiliser Laclasse.com pour leur ENT (pour partager des documents pour faciliter la liaison cycle 3, ou pour partager des documents, des mails ou un blog sur un projet commun)
  • pour un membre de la mairie (pour contribuer au blog de l’école, transmettre des informations aux parents d’élèves en lien avec l’éducation et la commune ou la cantine, les inscriptions, etc…)
  • pour un membre d’association qui fait du soutien auprès de certains élèves à besoins particuliers. Si l’association n’intervient que pour votre établissement, alors vous pouvez créer un compte « responsable d’élève » pour l’élève qui a besoin d’être suivi. Si l’association a besoin de travailler avec des élèves de plusieurs écoles et collèges de la Métropole, contactez-nous pour qu’un établissement et un compte administrateur pour l’association soient créés par nos soins pour l’association. L’administrateur de l’association pourra ainsi avoir la main pour créer autant de comptes que nécessaire pour chacun des intervenants de l’association. Ainsi, votre collège ou école pourra ajouter le compte de l’intervenant de l’association déjà existant dans votre établissement et lui attribuer un profil de « responsable d’élèves » pour l’élève dont il fait le suivi. Si l’intervenant doit pouvoir accéder au cahier de textes de l’élève dont il fait le suivi, il est nécessaire que le collège crée aussi pour cet intervenant, un compte responsable d’élève associé à l’élève en question sur le logiciel Pronote (uniquement si le collège utilise Pronote comme outil de cahier de textes). Si l’établissement utilise le cahier de textes de Laclasse.com, il n’y a rien à faire de plus. L’association, avec son profil responsable d’élève, pourra alors accéder aux mêmes informations que les parents de l’élèves. L’outil de carnet de suivi pourra être aussi utilisé pour tenir à jour un suivi et le partager (possibilité d’accès différents selon les personnes ou les profils) avec l’équipe éducative, la famille et autres personnes en lien avec l’élève.
  • etc…

Attention ! Tout compte et profils créés manuellement ne seront pas retirés lors de la mise à jour automatique quotidienne : il revient donc aux administrateurs d’établissement de gérer ces comptes qui ont été créés manuellement (retirer un profil d’administrateur ou de responsable d’affectation du GAR, détacher de l’établissement les comptes créés dans le but de faire des tests ou une formation quand la formation est terminée, etc…). 

Créer la base des utilisateurs

créer, modifier et supprimer des comptes manuellement

 Quels outils souhaitez-vous utiliser au sein de votre établissement et quels seront les profils qui accéderont à chacun des outils ? Préférez-vous privilégier les outils payants (privés) ou les outils gratuits notamment ceux créés par l’équipe de Laclasse.com ?

Quels outils de vie scolaire ?

Laclasse.com propose un connecteur avec les outils de gestions des notes et d’absence Pronote. Ainsi, en affichant la tuile « Pronote » sur le portail, les utilisateurs peuvent accéder à Pronote sans avoir besoin de se ré-authentifier.

Pour la gestion de réservation de ressources, Laclasse.com propose une tuile « Agenda » qui permet de créer des agenda partagés pour la réservation de salles ou de matériels. Laclasse.com a également intégré l’outil GRR qui est hébergé par laclasse.com.  

Quels outils de communication pour chacun des profils ?

Plusieurs outils de Laclasse.com ont été conçus pour vous permettre de communiquer des informations aux différents membres de votre établissement :

  • SMS : pour envoyer des SMS à une ou plusieurs personnes (il est recommandé de limiter les envois à 50 destinataires par envoi).
  • Messagerie Laclasse.com : la messagerie de Laclasse.com est une messagerie ouverte (pas une messagerie interne à l’établissement seulement) et permet ainsi de communiquer avec des personnes externes à l’établissement et de recevoir des mails de l’extérieur. Des adresses mail de type prenom.nom@laclasse.com sont créées par défaut pour tous les membres de l’établissement : ainsi toute la communauté éducative de votre établissement a une adresse uniforme (élève, responsable d’élève, enseignant, personnel de l’établissement, personnel de direction, personnel de vie scolaire, etc…). Les parents qui n’ont aucune adresse mail personnelle vont pouvoir effectuer leur demande de bourse en ligne plus facilement. De plus, si vous préférez consulter vos mails depuis un logiciel de messagerie, la messagerie Laclasse.com peut être paramétrée dans un logiciel de messagerie. Depuis le webmail de Laclasse.com, il est également possible d’appliquer des filtres pour rediriger vos mails vers sa boîte externe académique si nécessaire ou faire d’autres actions.
  • Messagerie académique : il est possible d’afficher cette tuile (avec connecteur intégré) sur le portail de votre établissement, pour les personnels et agents, pour leur permettre d’arriver sur leur messagerie académique sans avoir besoin de se ré-authentifier.
  • Blogs de Laclasse.com : Laclasse.com héberge une plateforme de blogs WordPress qui permet à chaque établissement de créer un ou plusieurs blogs pour communiquer des informations aux membres de l’établissement. Les actualités des blogs auxquels un utilisateur est abonné apparaissent sur la colonne gauche du portail.
  • Publipostage : cet outil permet non seulement de communiquer aux familles les codes d’accès des comptes Laclasse.com de leur enfant en début d’année scolaire, mais aussi de publier des informations qui s’affichent sur la colonne gauche du portail.
  • Menu de la cantine et Paiement de la cantine (Alise) : La tuile « Menu de la Cantine » permet d’afficher le menu de la cantine des restaurants scolaires gérés par Elior. La tuile « Paiement de la cantine (Alise) » permet aux établissements dont le restaurant scolaire est géré par Elior de proposer l’accès en ligne à l’espace famille Alise  pour régler leurs repas, sans avoir besoin de se ré-authentifier.
  • Annuaire : la tuile Annuaire permet de faire une recherche en appliquant des critères de filtrage et d’envoyer des mails ou des SMS à une sélection de personnes. 
  • Visio-conférence :  la tuile Visio-conférence permet de créer et de partager des canaux de discussion en visio-conférence avec les utilisateurs de Laclasse.com ou avec des contacts externes. Elle permet de proposer un canal de tchat, de partager son écran, partager des fichiers collaboratifs, des sondages en temps réels, etc…

Quels outils de collaboration et d’accompagnement scolaire ?

Plusieurs outils de Laclasse.com ont été conçus pour vous permettre de collaborer et de faire de l’accompagnement scolaire :

  • Cahier de textes : emploi du temps, import possible de l’emploi du temps de Pronote, saisies de séquences pédagogiques et de travail à faire. Les fichiers de cours et de travail à faire sont déposés aussi sur l’espace partagé (outil / tuile « documents ») de la classe ou du groupe.
  • Carnet de suivi : il s’agit d’un outil de suivi adapté pour le suivi d’un élève à besoins particuliers, avec la possibilité de partager des informations en gérant les droits de lecture, écriture et administration à une ou plusieurs personnes. C’est l’équivalent d’un carnet de liaison numérique. L’outil peut aussi être utilisé pour faire un suivi des parcours de compétences ou pour faire un suivi d’un projet de groupe.
  • Espace de documents personnels et partagés : cet outil « documents » permet de stocker non seulement ses documents personnels dans un dossier « cartable », mais aussi de partager des documents et des liens web au sein d’un groupe (l’établissement, une classe, un groupe d’élèves, un groupe libre). L’outil est agrémenté d’une suite OnlyOffice qui offre la possibilité de travailler collaborativement en temps réel sur des documents de type traitement de textes, tableur et présentation. L’outil propose également des dossiers de salles des professeurs virtuelles et des dossiers de rendus (et de corrections) pour que les élèves puissent y déposer leur travail sans pouvoir consulter le travail des autres élèves du groupe. Enfin, l’outil propose un outil de sondage en ligne et la possibilité de créer des murs collaboratifs. Le dépôt de fichier est limité à environ 500 Mo par fichier mais le nombre de fichiers n’est pas limité. La capacité de stockage est limitée à 5 Go par élève/parent et à 50 Go par personnel d’établissement.
  • Blogs : Laclasse.com héberge une plateforme de blogs WordPress qui permet à chaque enseignant de créer un ou plusieurs blogs pour échanger autour d’un projet de groupe, mais aussi pour proposer des pratiques aux élèves en leur permettant de contribuer à un blog ou même d’administrer un blog. Les actualités des blogs apparaissent sur la colonne gauche du portail. Par défaut chaque blog est créé avec 1 Go d’espace libre mais ce quota peut être augmenté sur simple demande.
  • Suivi des compétences : Laclasse.com propose un connecteur avec l’outil SACoche (Sésamath) qui permet de gérer les compétences. Un autre connecteur existe aussi pour permettre l’accès direct au LSU (Scolarité Services).
  • Messagerie Laclasse.com : sur Laclasse.com chaque membre de l’établissement a une adresse mail de type prenom.nom@laclasse.com. Des listes d’adresses sont automatiquement générées pour chaque groupe de l’établissement et sont mises à jour quotidiennement dans le carnet d’adresse du webmail. Les enseignants peuvent donc aisément, avec cet outil, proposer des pratiques de l’envoi, la réception et la consultation de mails. La messagerie Laclasse.com étant une messagerie ouverte, les élèves peuvent utiliser cet outil pour échanger avec des élèves d’un autre établissement, notamment dans le cadre de projets de cycle 3, ou avec une classe à l’étranger  pour travailler avec le professeur de langue étrangère, ou même apprendre les bonnes pratiques du net pour ne pas être envahi de courriers indésirables ou de notifications.
  • Outil de visio-conférence Laclasse.com : cet outil simple permet de créer une visio-conférence avec les autres utilisateurs de laclasse.com ou avec des contacts externes. Il est également possible de partager son écran pour enseigner à distance ou organiser un échange inter-établissement ou avec des élèves ou un intervenant à l’étranger.

Des connecteurs vers différentes applications ont été créés pour vous proposer une authentification unique et vous faciliter la mise en oeuvre de vos projets : 

  • Madmagz : pour créer un magazine web, papier ou pdf
  • GPO : outil d’aide à l’orientation (niveau collège)
  • Folios : support des parcours éducatifs
  • Pearltrees : espace interactif pour organiser et partager des contenus variés en ligne
  • E-SIDOC : portail documentaire du CDI
  • Médiathèque du GAR : accès aux applications et ressources du BRNE, Eduthèque et à D’COL.
  • etc…

Des applications sont proposées parmi les tuiles sans connecteur : 

  • Canoprof : pour concevoir des ressources pédagogiques transmédias. Ressource très utilisée pour la mise en place de la classe virtuelle. Les fichiers Canoprofs peuvent être exploités dans l’outil Documents de Laclasse.com.
  • Quant Junior : moteur de recherche adapté pour la recherche de contenu pour l’éducation
  • etc…

L’établissement a-t’il des projets de webTV, WebRadio ou autres projets d’établissement ?

Il faut être vigilant sur les capacités de l’outil choisi et son coût de stockage pour les fichiers vidéo ou son en fonction de la taille des fichiers à stocker. Laclasse.com propose l’outil documents pour rendre gratuitement ce service de stockage : chaque fichier ne doit pas excéder 500 Mo mais le dossier peut stocker gratuitement autant de fichiers de 500 Mo que nécessaire, jusqu’à la limite de 5 Go par élève ou 50 Go par personnel d’établissement. Pour partager ces contenus au sein de l’établissement : si vous utilisez un blog de laclasse.com, les fichiers vidéos ou son pourront être affichés directement en colonne gauche du portail de Laclasse.com pour les membres de l’établissement. Si vous préférez utiliser un outil externe, vous pouvez vérifier (à l’aide du + sur le portail) si une tuile avec connecteur existe pour cet outil externe : ainsi cela permet d’éviter la multiplication des comptes à mémoriser car vous arriverez connecté depuis votre compte Laclasse.com sur votre compte sur l’outil externe, si vous utilisez la tuile pour y accéder. Pour les outils externes pour lesquels aucun connecteur n’a été mis en place, vous pouvez afficher une tuile sur le portail pour qui mène vers l’outil en ligne que vous aurez choisi. Il faut utiliser une tuile de type « lien libre ». 

L’établissement souhaite t-il participer à l’un des projets de Classes Culturelles Numériques proposés chaque année par Laclasse.com ?

Ces projets permettent de développer les usages numériques pédagogiques au sein de l’établissement tout en favorisant l’échange avec des structures partenaires du territoire et en travaillant avec des artistes, des scientifiques et des industriels. 

Un environnement différent selon les profils ?

Le portail permet de filtrer l’affichage des tuiles en fonction du profil ou même en fonction de l’utilisateur.  Ainsi, il est possible de proposer un environnement complet propre à chaque profil, voire même propre à un utilisateur.

Voici notamment des tuiles à destination des enseignants et personnels de l’établissement : M@gistère, Viaeduc, LSU, Messagerie Académique, Portail Arena, Canopé69, Inspiration Numérique Education, Eduthèque, Prim à bord, Consumer Classroom, DRANE Lyon, RDRI (primaire) et concours scolaires.

Configurer le portail

 Quelles ressources souhaitez-vous utiliser au sein de votre établissement et quels seront les profils qui accéderont à chaque ressource ? Préférez-vous privilégier les ressources payantes ou les ressources gratuites ? 

Laclasse.com propose des ressources avec connecteur

ce qui permet d’arriver déjà authentifié sur la ressource et évite ainsi de mémoriser plusieurs comptes pour accéder à chaque ressource :

  • la tuile Médiathèque du GAR : elle propose l’accès à différentes ressources du BRNE, Eduthèque et D’COL. Elle permet aussi d’accéder aux manuels numériques.
  • des manuels numériques :  Sésamath (gratuit), CNS, KNE, Lelivrescolaire.fr, Edulib, Digithèque Belin, IloveEnglishSchlool,
  • Des encyclopédies : Encyclopédie Universalis Junior
  • Des sites d’actualités : Educ’ARTE, Lesite.tv, Cfactuel
  • Autres : Onisep Services
  • etc…

Laclasse propose aussi tout un panel de ressources sans connecteur

  • Des sites ou blogs publics proposant du contenu concernant le territoire de la Métropole de Lyon qui est ciblé pour les écoles et / ou pour les collèges : blogs Santé, Vie sexuelle et affective, Comet’Jeunes, Education et environnement,…
  • Des sites de bibliothèque : Bibliothèque Numérique des Enfants, BNF, Projet Gutenberg
  • Des sites encyclopédiques : Wikipedia, Vikidia, Intercycles
  • Des sites dictionnaires : Dictionnaire Littré, Dictionnaire Bilingue Léo, Longman Dictionary of Contemporary English
  • Des sites d’actualités : Education FranceTV, Les Fondamentaux de Canopé, Mon Quotidien, Mon cerveau à l’école, 1jour1question, 1jour1actu, Eduthèque (enseignants), Prim à bord (enseignants)
  • Autres : Concours scolaires (enseignants), Corpus, UNSS, Beeabac Social School, Mathenpoche , DRANE Lyon, RDRI 69

Pour se connecter à Laclasse.com, il existe plusieurs possibilités :

  • Le compte Laclasse.com : il permet d’accéder à toutes les ressources et outils du portail de Laclasse.com, excepté les ressources et outils de l’Education Nationale (Scolarité Services / portail Arena). Les utilisateurs travaillant pour la Métropole de Lyon peuvent utiliser les champs d’authentification du compte Laclasse.com pour s’authentifier en utilisant leur adresse mail pnom@grandlyon.com comme identifiant, et le mot de passe de leur session Grandlyon dans le champ du mot de passe. La connexion fonctionne si le mail de type pnom@grandlyon.com a bien été renseigné sur le compte de l’utilisateur (avec le type « Autre »).
  • Les comptes partenaires :
          • Education Nationale pour les parents/élèves (avec possibilité de se connecter avec France Connect) ou pour les professeurs et agents : cet accès permet d’accéder à toutes les tuiles du portail de Laclasse.com y compris les ressources et outils de l’éducation nationale (Scolarité Services / portail Arena).
          • Grandlyon Connect (avec possibilité aussi de se connecter avec France Connect). Ce compte propose les mêmes accès que le compte Laclasse.com. 

Voici quelques conseils : 

  • Pour les comptes parents :
          • Les comptes de l’Education nationale Educonnect sont communiqués en général par l’établissement pour leur permettre d’effectuer leur demande de bourse en ligne et suivre le LSU de leur enfant. Il est donc recommandé de diffuser les codes d’accès du compte Educonnect aux parents. Lors de la première authentification sur leur compte, les parents doivent suivre une procédure pour activer leur compte.
  • Pour les comptes élèves :
          • Si aucune information n’est transmise sur l’outil LSU de l’Éducation Nationale sur l’accès élèves, alors il est préférable de communiquer les accès au compte Laclasse.com aux élèves car ils sont plus simples pour se connecter la première fois (pas de procédure d’activation de compte). De plus, si l’élève a oublié son mot de passe, son professeur peut réinitialiser son mot de passe de compte Laclasse.com alors qu’un professeur n’a pas la main pour dépanner un compte de l’Education nationale.
  • Pour les comptes enseignants :
          • Les enseignants utilisent déjà quotidiennement leur compte éducation nationale (Portail ARENA)  et il n’est donc pas nécessaire de leur communiquer les accès au compte Laclasse.com.

Fiche synthétique pour choisir son mode d’authentification selon le profil

Vous avez pu répondre à toutes ces questions ? A présent, vous pouvez commencer à préparer votre établissement sur l’ENT.

Il faut donc avoir des comptes et une structure d’établissement (classes, groupes d’élèves, etc…) .

Vous pouvez soit :

Dans le même temps vous pouvez commencer à configurer votre portail.

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