Tutoriels administrateurs – Mettre à jour son collège sur l’ENT à la rentrée
Pour que vos données sur l’ENT soient correctes, il est nécessaire chaque année de faire cette procédure.
Vos données sur l’ENT, proviennent directement de votre base SIECLE/STSweb. Il est donc indispensable que ces données soient à jour à la rentrée.
Préparation à faire avant l’export
Exporter l’emploi du temps vers STS Web permet d’avoir une structure et une liste de professeurs à jour dans l’ENT
pour être efficace dès la rentrée. Cet export s’effectue fin août à partir des logiciels d’emploi du temps (EDT) et de STS-Web.
ATTENTION : Remontée STS et validation des HSA sont deux opérations totalement indépendantes. Il est possible de faire autant de remontées STS que souhaité sans impact sur les HSA tant que la validation des HSA n’est pas faite.
Avant de procéder à l’export vers STSweb, il faut avoir finalisé l’intégralité des groupes (classes, latin, natation, langues
vivantes, …).
En utilisant l’assistant, il peut arriver de constater des problèmes de concordance qu’il faudra résoudre avant de réussir
à faire la bascule.
Les résoudre à l’aide de l’assistant (cliquer sur “extraire… les problèmes concernés”). Sauvegarder le travail et passer
aux étapes suivantes en résolvant les problèmes rencontrés et en sauvegardant au fur et à mesure la base corrigée sur
sa clé. Attention, toujours bien utiliser une copie de la base sur clé pour réaliser cet export. Ne pas travailler
directement sur la base en cours !
Il suffit de cliquer de nouveau sur “tout extraire” pour avoir l’ensemble des informations affichées dans Pronote, telles qu’elles vont être exportées.
Cliquer à nouveau sur “Import/Export -> STS Web -> Exporter avec l’assistant” à chaque étape de correction de votre base pour en assurer la cohérence. Jusqu’à finaliser la procédure et générer votre fichier d’export.
Les problèmes de cohérences rencontrés les plus fréquents
➔ Nom des professeurs non concordant :
Vérifier sur Siècle le nom des professeurs “réellement” affectés par l’académie et faire correspondre les noms avec la base d’EDT
➔ Matières non renseignées :
exemple : FLE n’est pas une matière dans STSWeb. Il faut donc passer le service de l’enseignant sur des heures de français. Idem pour accompagnement personnalisé. Il appartient à l’établissement de choisir l’intitulé le plus adapté à affecter.
De la même façon, si des heures de vie de classe ont été affectées dans l’emploi du temps aux professeurs principaux, celles-ci doivent être supprimées de la base avant export car elles ne correspondent pas à des matières STSWeb.
➔ Affectation des heures sup / ou en moins:
Par exemple, il est possible de supprimer les heures supplémentaires affectées qui pourraient poser problème ou bien
renseigner un libellé accepté par STSWeb pour l’affectation de ces heures. Il sera ensuite possible de les ajouter
manuellement si besoin aux professeurs concernés depuis la console STSWeb.
Export de l’emploi du temps (EDT) vers STS-Web
Dans EDT :
- Sauvegarder la base EDT et enregistrer une nouvelle version qui sera utilisée spécifiquement pour cet export.
- Aller dans le menu « Fichier > Import/Export > Avec STSWEB > Exporter avec l’assistant »
Dans STSweb :
- Une fois connecté, aller dans le menu «
Imports > emplois du temps” - Importer le fichier XML issu de l’export d’EDT
même si l’effectif des enseignants n’est pas encore exact. - Aller au menu “Exports > Structure” pour
exporter cette nouvelle structure vers SIECLE.
Attention : Il ne s’agit pas d’effectuer une action du menu HSA.
Export des groupes peuples d’élèves dans SIECLE
➔ Exporter des groupes peuplés d’élèves dans SIECLE permet d’avoir les groupes d’élèves créés sur l’ENT et peuplés des élèves et de leurs enseignants dès la rentrée.
➔ Cet export s’effectue fin août à partir des logiciels SIECLE et d’emploi du temps (EDT).
ATTENTION : L’export de l’emploi du temps dans STS-Web a créé les groupes dans STS-Web et l’export de la structure vers SIECLE les a créés dans SIECLE.
La synchronisation des données dans les différentes applications peut prendre jusqu’à 2 jours. Il est ensuite nécessaire d’inscrire les élèves dans les groupes à partir d’un export de fichier depuis EDT.
- Dans EDT : aller au menu « Fichier >
IMPORTS/EXPORTS > Avec SIECLE > Exporter les liens élèves/groupes » - Dans SIECLE : aller au menu « Importation > Lien élève groupe depuis logiciel privé », puis importer le fichier que vous avez récupéré d’EDT.
Des difficultés ? Qui contacter ?
Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez prendre contact avec le guichet unique :
- Par téléphone, du lundi au vendredi de 7:45 à 17:30 au 04 72 80 64 88.
- Par mél à l’adresse assistance@ac-lyon.fr.
- Par web dans le portail Arena, dans la rubrique Support et Assistance, Outil de gestion des incidents et des demandes, Centre de services et d’accompagnement.
La documentation est disponible dans l’intranet académique.